به گزارش ایسنا، بنابر اعلام چارگون، اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری ارائه می‌شود. این مجموعه معمولا در همه رده‌های سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب رجوع به طور جدی بکار می‌رود. 
ضریب نفوذ بالای نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها نشان‌دهنده اهمیت و کارایی بالای این سیستم در مکانیزه کردن روال‌های دستی و بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.

تعریف اتوماسیون اداری

در ساختار اداری پاسخ به سئوال، اتوماسیون اداری چیست با سیستم مکاتبات و شیوه های نرم افزاری مبادله نامه‌های اداری در دبیرخانه‌های سازمان‌ها و شرکت‌ها متناظر می‌شود.
از سوی دیگر اتوماسیون اداری همان ارجاع کار و مدیریت کارها از طریق ارجاع نامه است. براین اساس در ادامه تحولات جدید سیستم اتوماسیون اداری،‌ امکانات ارجاع کار و اطلاع از روند پیشرفت کارهای ارجاعی برای سطوح متفاوت مدیران هم به اتوماسیون اداری اضافه شده است. برخی سیستم های اداری مانند راهکار اتوماسیون اداری چارگون، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل، ‌مدیریت کارها، جلسات، و مدیریت اسناد سازمان را نیز پوشش می‌دهند.

امکانات نرم افزارهای اتوماسیون اداری

با نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت‌هایی مثل تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات و حتی مدیریت پست‌الکترونیکی، فرم‌ها و فکس‌های سازمان به‌صورت خودکار و یکپارچه انجام می‌شود. لایه مدیریت گردش‌کار، کلیه فرآیندهای انتقال داده‌ها و اطلاعات را در سطح زیر سیستم‌های مختلف کنترل می‌کند. بدین‌صورت که مستندات و فایل‌های ثبت شده در هر یک از بخش‌ها، با استفاده از قابلیت‌های این لایه، بین افراد و واحدها جابه‌جا می‌شود.

برخی امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب و موبایل

سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود. کاهش هزینه‌ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری سازمان‌ها در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم‌افزار است. برخی امکانات این نرم افزار عبارت است از:

• امکان تعریف کاربران، دبیرخانه‌های مستقل و دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
• امکان پشتیبانی از دبیرخانه‌های عادی و محرمانه
• امکان تعریف تمپلیت نامه، به تفکیک دبیرخانه‌ها و دپارتمان‌ها
• امکان تعریف امضای شخصی و تعریف تمپلیت با چند امضاء
• امکان تعریف تعداد رکوردهای قابل نمایش در کارتابل اداری کاربر
• امکان افزودن تصویر مهر دبیرخانه سازمان، در فایل متن نامه‌های دریافتی
• امکان جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
• امکان «تفویض اختیار» به‌ همراه آرشیو تفویض‌های سابق

کاربرد اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری

پس از اینکه با بررسی مشخصات و امکانات زیر سیستم‌ها به طور کلی به پرسش اتوماسیون اداری چیست پاسخ دادیم، می‌توانیم از نحوه اثربخشی آن صحبت کنیم. تاثیر اصلی و مهم اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری و ایجاد فرآیندهای مکانیزه است. 
مکانیزه کردن سیستم اداری با جایگزینی فرآیندهای دستی در مکاتبات اداری، مصرف کاغذ را به صفر می‌رساند. این یعنی امکان مدیریت بهتر چرخه‌های اداری را فراهم می‌کند. ارجاع دستی و ارسال پستی کاملا حذف می‌شود و این مسئله تسریع فرآیندهای کاری سازمان‌ها را به دنبال دارد. بایگانی‌های کاغذی در شرکت‌ها و سازمان‌ها حذف می‌شوند و تنها با چند کلیک ساده می‌توان به سابقه سال‌های گذشته یک نامه دست پیدا کرد.
با پیگیری نرم افزاری مکاتبات اداری، بخشی از اجزای فرآیند به صورت هوشمند انجام می‌شود. هوشمندی سیستم و عملیات اتوماتیک مکاتبات اداری در حجم بالایی می‌تواند از خطای انسانی جلوگیری کند. 

اتوماسیون اداری و نسبت آن با نرم افزار BPMS

سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (نرم افزار BPMS)، یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت‌های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن، بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود. یک فرآیند کسب‌وکار شامل شبکه به هم پیوسته‌ای از فعالیت‌ها است که توسط مجریان مرتبط اجرا می‌شوند. برخی کارکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:

• شناسایی فرآیندهای موجود سازمانی
• بازمهندسی و طراحی فرآیند مطلوب برای پیاده‌سازی مکانیزه
• مدل‌سازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند بازمهندسی شده
• پیاده‌سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم‌افزاری مناسب برای اجرای مطلوب فرآیند
• نظارت و کنترل اجرای فرآیند

درخواست دموی حضوری یا آنلاین اتوماسیون اداری چارگون

اتوماسیون اداری در دوران کرونا و دورکاری

با شیوع بیماری کرونا و دورکاری در سازمان‌ها، استفاده از اتوماسیون اداری خارج از فضای کاری برای کارمندانی که دورکار شده بودند، اهمیت و اولویت بالایی پیدا کرد.
بعد از موج اول کرونا و لزوم قرنطینه توجه مدیران سازمان‌ها به دورکاری و بستری مورد نیاز آن در سیستم اتوماسیون اداری جلب شد. سیستم‌های اتوماسیون اداری در بستر وب و موبایل، یکی از مهم‌ترین تکیه‌گاه‌های سازمان‌ها در ترویج سبک دورکاری بودند. 
راهکار اتوماسیون اداری از مجموعه نرم‌افزارهای دیدگاه برای مدیریت و تسهیل فرآیندهای دورکاری امکانات قابل توجهی فراهم کرده است. ابزارهایی که با آموزش و استفاده درست از آنها بهره‌وری در زمان دورکاری در حالت بهینه خود باقی خواهد ماند. 

انتهای رپرتاژ آگهی