فرهاد مردوخی در گفت و گو با ایسنا، بابیان اینکه از چندی قبل در قالب یک طرح پژوهشی مدیریت فرآیندهای اداری دانشگاه و سامانه سپاری آنها در دستور کار قرار گرفت، اظهار کرد: در این طرح پژوهشی به دنبال راه اندازی سامانه ای بودیم تا از طریق آن بتوانیم فرآیندهای اداری دانشگاه را مدیریت کرده و آنها را سامانه سپاری و الکترونیکی کنیم.

وی تصریح کرد: پس از طراحی این نرم افزار در مرحله اول اقدام به شناسایی تعدادی از فرآیندهای اداری در دانشگاه کردیم که نیاز بود الکترونیکی شوند، لذا 15 فرآیند شناسایی شدند.  البته در مرحله بعد تمام فرآیندهای دیگر دانشگاه را نیز اضافه می‌کنیم.

وی اضافه کرد: تعدادی از این فرآیندها مربوط به داخل دانشگاه (دانشجویان و اعضای هیات علمی) و بخشی نیز در ارتباط با دستگاه‌های اجرایی خارج از دانشگاه است که با این اقدام برای مدل سازی، استانداردسازی و بهبود و اصلاح مستمر آنها قدم برداشتیم.

 وی به تفاوت های این نرم افزار با اتوماسیون اداری اشاره کرد و گفت: در این نرم افزار فرآیند خدمات و نامه ها به شکل پایش شده، مجزا و در قالب لیست ارائه می‌شود و مخاطبین دانشگاه برای انجام فرآیندهای اداری خود به این میز خدمت لکترونیک دسترسی دارند.

مردوخی در ادامه اضافه کرد: اکثر دستگاه‌های اجرایی استان برای پاسخ دادن به نیازهای مخاطبین خارج از مجموعه خود اقدام به راه اندازی میز خدمت فیزیکی می‌کنند، درحالی که در نرم افزار دانشگاه رازی احتیاجی به حضور فیزیکی مخاطبین نیست و از راه دور پاسخ به نیازهای خود را می‌توانند دریافت کنند. 

وی صدور گواهی پایان تحصیلات، ارسال کار دانشجویان تحصیلات تکمیلی، کارآموزی دانشجویان و... را از جمله خدماتی دانست که امکان انجام آنها از طریق این نرم افزار و بدون مراجعه حضوری فراهم شده است.

به گفته این مسئول دانشجویان و مخاطبین دانشگاه رازی برای دریافت خدمات الکترونیک از این دانشگاه می توانند به آدرس Khedmat.razi.ac.ir مراجعه کنند.

عضو هیات علمی گروه کامپیوتر دانشگاه رازی در پایان بابیان اینکه این اولین سامانه ای است که با این مدل در استان راه اندازی شده، گفت: در حال حاضر یکی از برنامه‌های اصلی دولت الکترونیکی شدن خدمات و کاهش مراجعه حضوری مردم به ادارات است که در این روزهای کرونایی نیز می‌تواند اقدام مهمی برای انجام امور اداری دانشجویان و دستگاه های اجرایی در ارتباط با دانشگاه باشد. 

لنتهای پیام